Arbeitshilfen für Admidio

Admidio ist ein kostenloses Tool für Organisationen. Hierbei handelt es sich um eine Online-Mitgliederverwaltung mit vielen Funktionen, die für eine Vereinsverwaltung sinnvoll sind. Admidio kann in neue oder bestehende Homepages eingebaut und angepasst werden. Weitere Infos zu Admidio findet Ihr unter www.admidio.org. Die nachfolgenden Blogartikel greifen einzelne Schwerpunkte oder spezielle Anwendungen auf, die im Rahmen der Vereinsarbeit anfallen. Es geht also hier um Arbeitshilfen für Admidio.

17.02.2018 11:58

Abstimmung Mitgliederbestand mit übergeordnetem Verband

Bei Jahresmeldungen ist der Mitgliederbestand mit übergeordneten Verbänden abzugleichen. Wenn nicht alle Vereinsmitglieder auch dem übergeordneten Verband angehören und dieser auch noch abweichende Mitgliedsnummern vergibt, kann das schon mal unübersichtlich werden. In Admidio habe ich daher ein eigenes Profilfeld "Dachverbandsnummer" angelegt. Hier werden die jeweiligen Mitgliedsnummern im Dachverband eingetragen (und später auch wieder gelöscht). Für Abmeldungen nutze ich eine eigene Liste mit Abfrage der "Dachverbandsnummer" und der Bedingung ">0". Wenn ich nun diese Liste auf "ehemalige Mitglieder" anwende, erhalte ich somit eine "Abmeldeliste". Nach Speicherung der Abmeldeliste werden bei allen ehemaligen Mitgliedern die Dachverbandsnummern gelöscht (Siehe auch Datenschutz / Löschfristen).

Als nächsten werden alle "aktiven Mitglieder" der Abteilung / Rolle mit der Bedingung "Leer" für die Dachverbandsnummer abgefragt. Das sind diejenigen, die als Neuzugänge zu melden sind.

03.12.2017 13:00

Admidio - SEPA-Lastschriftmandat eintragen

Das Lastschriftmandat ist entweder als Papier oder per E-Mail (beispielsweise als Formular von der Webseite) gekommen. Damit man später alles wiederfindet, die Papierform einscannen und die E-Mail als *.pdf speichern. In Admidio geht es dann wie folgt weiter:

  1. Benutzerverwaltung öffen
  2. IBAN, BIC, Bank und Kontoinhaber in Kontodaten übernehmen, Häkchen setzen für Lastschriftgruppen (Beitrag, Veranstaltungen, Teambekleidung)
  3. [In der Blog-Übersicht wird hier ein Weiterlesen-Link angezeigt]

  4. Mandatsdatum unter Mandat eintragen
  5. Rollenmitgliedschaft ändern: Häkchen raus bei Rechnungszahler, Häkchen rein bei Lastschriftzahler (für beide Zahlarten gibt es unterschiedliche Briefvorlagen)
  6. Wechseln auf Beitragsverwaltung/Mandatsverwaltung: Mandatsreferenzen erzeugen. die erzeugte Mandatsreferenz kopieren
  7. Für den Fall, dass das Mandat per E-Mail gekommen ist:
  8. in Outlook wechseln
  9. Email mit Mandat markieren und auf "Antworten" drücken (damit geht eine Mail an die im Formular angegebene Mailadresse.
  10. "Hallo Mitglied (Name), danke für das Lastschriftmandat." In der E-Mail unter Mandatsreferenz die in Admidio kopierte Referenznummer einfügen.
  11. Eigene Signatur einfügen, falls bestehendes Mitglied, dann abschließen und Ende.
  12. Nachfolgende Schritte gelten nur für Neumitglieder mit Lastschrift:
  13. Wechseln In Admidio
  14. "Brief erstellen"
  15. Vorlage "Beitragsrechnung mit Lastschrift"
  16. Rolle "Lastschriftzahler"
  17. Dokument herunterladen
  18. Wechseln Word:
  19. Beitragsrechnung für das Mitglied suchen
  20. abzurechnende Beitragsgruppen mit Anzahl der abzurechnenden Monate in der Form 1/12; 2/12 usw. eintragen.
  21. Summenfelder einzeln neu berechnen und auf Plausibilität prüfen.
  22. aktuelle Seite als *.pdf drucken
  23. Wechseln in Outlook
  24. Rechnung an Mitglied verschicken
  25. Wechseln in Starmoney
  26. Neue Lastschrift manuell anlegen und ausführen, Mandatsstatus beachten
03.12.2017 12:51

Admidio - Kündigung eintragen

  1. In Outlook starten
  2. Kündigung bestätigen inklusive Löschung aus Mailverteiler (Leiter der Trainingsgruppe kommt in BCC)
  3. Kündigungsmail als *.pdf ausdrucken und unter /Mitgliederdaten ablegen
  4. In Admidio wechseln, Mitglied suchen

    [In der Blog-Übersicht wird hier ein Weiterlesen-Link angezeigt]

  5. Profil bearbeiten, E-Mail-Adresse löschen
  6. Rollenmitgliedschaften ändern: alle aktiven Rollenmitgleidschaften auf Enddatum korrigieren, künftige Rollenmitgliedschaften löschen.
  7. In Kadermanager Mitglied löschen
03.12.2017

Admidio - Neues Mitglied eintragen

  1. In Outlook starten
  2. Email als *.pdf drucken unter onlinespeicher-verein/mitgliederdaten
  3. In Admidio wechseln
  4. Benutzerverwaltung, Benutzer anlegen

    [In der Blog-Übersicht wird hier ein Weiterlesen-Link angezeigt]

  5. Stammdaten eintragen
  6. Mitgliedschaft Beitrittsdatum eintragen
  7. Mitgliedsbeitrag: Betrag, Text und Fälligkeitsdatum eintragen
  8. Bei erteilter Lastschrift Eintragungen wie unter SEPA-Lastschriftmandat vornehmen
  9. Rollenmitgliedschaften festlegen, danach Rollenmitgliedschaften anpassen (Beitragsgruppen beginnen immer am Monatsersten)
  10. Wechseln zu Mitgliedsbeitrag / Optionen: Mitgliedsnummer erzeugen (Mitgliedsnummern dürfen im Profilfeld nicht manuell geändert werden)
  11. "Brief erstellen"
  12. Vorlage je nach Zahlform Rechnung oder Lastschrift
  13. Rolle nach Zahlform auswählen
  14. Dokument herunterladen und öffnen (Word)
  15. Beitragsrechnung für das Mitglied suchen
  16. abzurechnende Beitragsgruppen mit Anzahl der abzurechnenden Monate in der Form 1/12; 2/12 usw. eintragen.
  17. Summenfelder einzeln neu berechnen und auf Plausibilität prüfen.
  18. aktuelle Seite als *.pdf drucken
  19. Wechseln in Outlook
  20. Aufnahme-Email beantworten mit Begrüßungstext im Verein und Verweis auf T-Shirt-Bestellung, Rechnung dranhängen (Buchhaltung und Abteilungsleiter kommen in BCC)
  21. In Kadermanager wechseln und neuen Speiler anlegen
  22. Nur bei Lastschrift: Wechseln in Starmoney
  23. Neue Lastschrift manuell anlegen und ausführen, Mandatsstatus beachten